출근 기록, 몇 년 갖고 있어야 할까요? 3년이에요

직원이 그만두면 출근부를 어떻게 하세요? 저는 예전에 정리한다고 버린 적이 있어요. 그런데 법은 3년을 기준으로 잡고 있더라고요.

법이 정한 기간은 3년이에요

근로기준법 제42조는 이렇게 정하고 있어요.

사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

여기서 말하는 서류에는 근로계약서, 근로자 명부, 임금대장, 고용·해고·퇴직에 관한 서류 등이 들어가요. 매장 규모와 상관없이 모든 사업장에 적용되고요.

3년은 언제부터 세나요?

기준은 근로관계가 끝난 날, 그러니까 직원이 퇴직한 날이에요. 일을 시작한 날이 아니에요.

상황	3년을 세기 시작하는 날
직원이 계속 일하는 중	아직 시작 전이에요
직원이 그만둔 경우	퇴직한 날부터

오래 같이 일한 직원이라면 처음 서류부터 퇴직 후 3년까지 모두 남아 있어야 하는 셈이죠.

왜 하필 3년일까요?

근로기준법 제49조를 보면 이유가 보여요.

이 법에 따른 임금채권은 3년간 행사하지 아니하면 시효로 소멸한다.

그만둔 직원도 3년 안에는 지난 근무에 대해 물어볼 수 있다는 뜻이에요. 그때 판단의 근거가 되는 게 그 시점에 남아 있는 근무 기록이고요. 보존 기간과 이 기간이 똑같이 3년이라는 게 우연은 아니에요.

종이 출근부라면 이런 점이 걸려요

• 몇 년치 출근부를 어디에 둘지 정해야 해요.
• 물에 젖거나 잃어버리면 다시 만들 수 없어요.
• 3년 뒤에 꺼내 봤을 때 누가 몇 시에 썼는지 알아보기 어려울 수 있어요.

기록 자체를 남기는 것만큼, 3년 뒤에도 읽을 수 있는 형태로 남기는 게 중요해요.

정리하면

• 근로자 명부와 근로계약 관련 서류는 3년 보존이 원칙이에요(근로기준법 제42조).
• 3년은 퇴직한 날부터 세요.
• 임금채권 시효도 3년이에요(근로기준법 제49조).

이 글은 법 조문을 쉽게 풀어 쓴 일반적인 안내예요. 개별 사안은 노무사나 관할 고용노동청에 확인하시는 것이 정확해요.